Хаос в бизнес-процессах: готовый план действий с видеоинструкцией по наведению порядка

Масштабирование и рост бизнеса связан с резким ростом объема работы, и он только увеличивается. Когда бизнес растет быстрее, чем адаптация его процессов, компания сталкивается с серьезными рисками:

• хаос в операциях
• снижение эффективности
• сложности в поддержании качества услуг

Именно в этот период ручное управление и семейное, дружеское взаимодействие в коллективе перестает работать и становится неэффективным.

Топ-5 шагов, которые помогут быстро стабилизировать ситуацию и поддерживать масштабирование:

1. Провести аудит процессов и определить самые «дорогие» бизнес-процессы

Составить список процессов, которые сбоят регулярно, оценить каждый процесс по стоимости, как он влияет на бизнес-показатели.

• Есть очень дорогие процессы, и их сбои обходятся компании слишком дорого – это приоритет 1.
• Есть процессы, которые тоже важны, однако терпят и ждут своего часа с приоритетом 2. Остальные процессы – приоритет 3.
• Самый дорогой процесс для компании нужно брать в приоритет и разбирать.

Если ресурс в людях вам позволяет взять параллельно в работу сразу несколько приоритетов (например, приоритет 1 и 2), то берите.

Цель этапа – понять, какие процессы перестали справляться с ростом и из сбой серьезно влияет на бизнес-показатели компании.

2. Создание базы знаний и стандартизация процессов

Если ваш бизнес начинает расти, крайне важно начать документирование всех процессов и создание единой базы знаний.

Это поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться к работе, что снизит вероятность ошибок при выполнении задач и текучку кадров.

• Создайте внутренний портал или wiki-ресурс, где будут собраны все инструкции и чек-листы.
• Определите ключевые процессы компании и начните их фиксировать пошагово
• Назначьте ответственных сотрудников за поддержание актуальности информации в базе знаний
• Стандартизируйте рабочие процедуры, чтобы минимизировать человеческий фактор.

3. Те процессы, которые попали в приоритетные и являются «дорогими» требуют срочного разбора.

1. Соберите команду, которая участвует в процессе.
2. Разберите процесс по шагам от начала до завершения. Лучше используйте маркерную доску (если вы в офисе) и рисуйте квадратики, либо онлайн доску (если вы удаленная команда), чтобы был обязательный визуал при обсуждении сложного процесса.
3. Важно описать и обсудить процесс как он работает сейчас. Без приукрашиваний и заметаний информации под ковер. Честно посмотреть в текущую рабочую реальность.
4. Выявить все узкие горлышки. Расставить приоритеты, с чего важно начать. Описать план улучшений и действий под каждое найденное узкое горлышко процесса. Назначить ответственных за каждое действие и срок выполнения задачи.
5. Обязательно назначить ответственного сотрудника, кто будет курировать и следить за оптимизацией общего процесса.
6. Начать выполнять шаги из п.4


4. Автоматизация процессов

Оцените, какие процессы можно и нужно автоматизировать.
Рост и масштаб уже не позволяет работать руками (таблицы, устные сообщения, ручной сбор аналитики и т.д.), рутинные процессы ведут к перегрузу команды, и как следствие – к выгоранию и увольнению. Работы стало гораздо больше, а те же 8 рабочих часов остались.

• Используйте CRM-системы для управления продажами и взаимодействия с клиентами.
• Интегрируйте ERP-системы для автоматизации бухгалтерии, логистики и других внутренних операций
• Стандартизируйте рабочие процедуры, чтобы минимизировать человеческий фактор.
• Если в компании нет своего ИТ-отдела, лучше воспользоваться ИТ-аутсорсом. Если есть ИТ-отдел, но его ресурсов и компетенций не хватает под ваши задачи, то лучше воспользоваться аутстафингом.

5. Обучение и развитие сотрудников

Один из самых важных аспектов успешного масштабирования – это подготовка команды к новым вызовам.

• Организуйте регулярные тренинги и курсы повышения квалификации
• Поддерживайте культуру обмена опытом и знаниями внутри компании, стимулируя коллективное обучение
• Поощряйте инициативу и самостоятельность сотрудников, предоставляя им возможность принимать решения и брать на себя ответственность

А самое важное, управляйте ростом и стратегическим планированием. Чтобы не просто реагировать на возникшие проблемы и пожары, которые возникли в процессе, а заранее спланировать развитие компании, учесть все ресурсы и возможные риски.

• проведите анализ текущего состояния бизнеса и определить точки роста
• разработать долгосрочную стратегию развития компании, включающую цели, задачи и ресурсы
• регулярно сверяться и пересматривать планы, корректировать их в зависимости от внешней среды и внутренней ситуации.